Politika oznamování škodlivého jednání

(WHISTLEBLOWING)

1. Úvod

Tato politika upravuje a specifikuje postupy obchodní společnosti CB Auto a.s., IČO: 26031868, se sídlem M. Horákové 1477, 370 05 České Budějovice, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Českých Budějovicích pod sp. zn. B 1174 (dále jen „CB Auto“) týkající se

1. podávání a postupu posuzování oznámení o možném protiprávním jednání,
2. práva a povinnosti fyzické osoby, která oznámení učinila (dále jen „oznamovatel“),

Tato politika implementuje v podmínkách CB Auto zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, Dále jen „ZOO“) potažmo směrnice EU 2019/1937 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie.

1.1 Cíle:

Cílem této politiky je poskytnout oznamovatelům informace o tom, jakým způsobem a za jakých podmínek mohou učinit oznámení o možném protiprávním jednání a jak s tímto oznámením bude dále naloženo. Tato politika dále upravuje práva a povinnosti oznamovatelů.

1.2 Definice pojmů

Porušení: znamená jednání nebo opomenutí – které protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u CB Auto, a které

1. má znaky trestného činu,
2. má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100000 Kč,
3. porušuje tento zákon, nebo
4. porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v jedné z následujících oblastí 1. finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů, 2. daně z příjmů právnických osob, 3. předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, 4. ochrany spotřebitele, 5. souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti, 6. bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích, 7. ochrany životního prostředí, 8. bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví, 9. radiační ochrany a jaderné bezpečnosti, 10. hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek, 11. ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví, 12. ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů, 13. ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo 14. fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.

Whistle Blowing: je oznámení (interní nebo externí) vůči CB Auto oprávněnou osobou za účelem odhalení porušení.

Oznamovatel: je jakákoli fyzická nebo právnická osoba, která ohlašuje porušení dle této politiky (blíže viz 2.1.).

Příslušná osoba: fyzická osoba určená CB Auto k přijímání a monitorování oznámení, které oznamovatel oznamuje v rámci těchto zásad.

Dobrá víra: je přesvědčení oznamovatele, že obsah oznámení je pravdivý a je podán v zájmu CB Auto, bez ohledu na osobní prospěch a není založen na osobní zášti.

Odvetná opatření: jednání nebo jeho opomenutí v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností oznamovatele, které bylo vyvoláno učiněním oznámení a které oznamovateli nebo osobě podle § 4 odstavce 2 písm. a) až h) ZOO může způsobit újmu

Ochrana: znamená všechny přiměřené kroky podniknuté CB Auto k zajištění důvěrnosti jména oznamovatele, jakož i opatření vynucená k ochraně oznamovatelů před odvetou a finančními ztrátami.

2. Rozsah

2.1 Osobní rozsah

Tyto zásady se vztahují na oznamovatele, kteří pro CB Auto, byť zprostředkovaně, vykonávali nebo vykonávají práci nebo jinou obdobnou činnost, a dále na oznamovatele, kteří byli nebo jsou v kontaktu se CB Auto v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti,
Opatření na ochranu oznamovatelů se případně vztahují také na:

• Třetí osoby, které jsou ve spojení s oznamovatelem, a které by mohly být v pracovním kontextu vystaveny újmě, například kolegové nebo příbuzní;
• právnické osoby, které oznamovatel vlastní, pracuje pro ně nebo je s nimi jinak spojen v
  pracovním kontextu.

Společnost CB Auto výslovně vylučuje přijímání oznámení od osoby, která pro povinný subjekt nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) ZOO.

2.2 Věcný rozsah

Tyto zásady se vztahují na jakékoliv jednání či opomenutí, které splňuje charakter porušení dle definice výše.

3. Zásady

3.1 Základní zásady

Oznamovatelé, kteří mají podezření, že došlo nebo by mohlo dojít k porušení, mají možnost oznámit své podezření bez obav z jakýchkoli negativních důsledků.

Ochrana však nemůže být poskytnuta osobám, které nejednaly v dobré víře, tzn., že podaly smyšlené oznámení pouze v úmyslu poškodit osoby, vůči nimž je oznámení směřováno.

Všechna oznámená podezření porušení budou posuzována spravedlivě, objektivně, přísně důvěrně a budou v přiměřené lhůtě důkladně a spravedlivě prošetřena.

3.2 Ochrana oznamovatelů (všeobecné podmínky)

Oznamovatelé budou mít nárok na ochranu podle těchto zásad za předpokladu, že:

• měli rozumné důvody se domnívat, že informace o nahlášených porušeních byly v době hlášení pravdivé a že tyto informace spadají do oblasti působnosti této politiky a
• oznámení podali interně nebo externě v souladu s těmito zásadami.

3.3 Odvetná a ochranná opatření

Jsou zakázány jakékoli formy odvetných opatření proti oznamovatelům zejména v podobě:

1. rozvázání pracovního poměru nebo neprodloužení pracovního poměru na dobu určitou,
2. zrušení právního vztahu založeného dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti,
3. odvolání z místa vedoucího zaměstnance,
4. uložení kárného opatření nebo kázeňského trestu,
5. snížení mzdy, platu nebo odměny nebo nepřiznání osobního příplatku,
6. přeložení nebo převedení na jinou práci nebo na jiné místo,
7. služební hodnocení nebo pracovní posudek,
8. neumožnění odborného rozvoje,
9. změna pracovní doby,
10. vyžadování lékařského posudku nebo pracovnělékařské prohlídky,
11. výpověď nebo odstoupení od smlouvy, nebo
12. zásah do práva na ochranu osobnosti.

Oznamovatel má právo na informování o průběhu vyšetřování, pokud to nenaruší vyšetřování nebo nepoškodí práva jiných osob. Nemá však právo na získání kopie materiálů, které se týkají vyšetřování, zjištění a přijatých opatření.

Ten, kdo nesmí být vystaven odvetnému opatření, má právo na přiměřené zadostiučinění, byla-li mu odvetným opatřením způsobena nemajetková újma.

Příslušné důsledky (např. disciplinární řízení nebo trestní oznámení) budou podle interních postupů vyvozeny vůči osobám, které:

• brání nebo se snaží bránit oznámení;
• se chtějí pomstít oznamovatelům;
• poruší povinnost zachovávat mlčenlivost o totožnosti oznamovatelů.

Důsledky budou vyvozeny i vůči oznamovatelům, pokud se prokáže, že vědomě uvedli nepravdivé informace a budou stanovena opatření pro náhradu škody vyplývající z takového oznámení.

3.4 Kanály a postup podávání oznámení

Informace o porušeních lze oznamovat prostřednictvím různých kanálů hlášení (interních nebo externích) podle postupů uvedených v těchto zásadách.

Možnosti interního oznámení:

• Telefonicky na telefonním čísle +420 778 700 048
• E-mailem na adresu: oznameni@cb-auto.cz
• Písemným podáním na adresu sídla CB Auto (nadepsáno a označeno Whistleblowing – pouze k rukám příslušné osoby, NEOTVÍRAT – OZNAMOVATEL)

Možnosti externího oznámení:

Všichni oznamovatelé bez výjimky se mohou obracet na Ministerstvo spravedlnosti, jakožto tzv. externí oznamovací systém

Opatření pro přijímání oznámení:

• potvrzení o přijetí oznámení by mělo být zasláno oznamovateli do 7 dnů od přijetí;
• Příslušná osoba udržuje komunikaci s oznamovatelem a v případě potřeby požádá o dalšíinformace a poskytne zpětnou vazbu oznamovateli;
• časový rámec pro poskytnutí zpětné vazby oznamovateli nebo sdělení výsledku vyšetřováníby neměl přesáhnout 30 dnů od oznámení;

Ústní oznámení je možné telefonicky a na žádost oznamovatele prostřednictvím fyzického setkání s příslušnou osobou.

Příslušná osoba vyšetřováním po řádném posouzení případu může rozhodnout, že nahlášené porušení nevyžaduje další následná opatření a případ uzavře. V takovém případě je oznamovatel o rozhodnutí a důvodech informován.

Stejný přístup lze použít v případě opakovaných oznámení, které neobsahují žádné smysluplné nové informace o porušeních ve srovnání s předchozí zprávou.

3.5 Důvěrnost, ochrana osobních údajů a vedení záznamů o hlášeních

Důvěrnost
Totožnost oznamovatele nebude bez jeho výslovného souhlasu nikomu prozrazena, kromě zaměstnanců pověřených k přijímání a řešení oznámení (zejm. příslušná osoba). To platí také pro všechny další informace, z nichž lze totožnost oznamovatele odvodit.
Totožnost oznamovatele a jakékoli další informace odkazované na takovou osobu lze zveřejnit pouze, pokud to vyžadují právní předpisy (např. v případě soudního řízení), mimo jiné za účelem ochrany práv dotčené osoby.

Ochrana osobních údajů
Jakékoli zpracování osobních údajů prováděné podle těchto zásad, včetně jejich výměny nebo předávání, bude prováděno v souladu s právními předpisy EU, ČR a zásadami CB Auto. Osobní údaje, které zjevně nejsou relevantní pro zpracování konkrétního oznámení, nebudou shromažďovány, nebo pokud budou náhodně shromážděny, budou bez zbytečného odkladu vymazány.

Vedení záznamů o hlášeních
CB Auto vede záznamy o všech přijatých oznámeních v souladu s požadavky na důvěrnost. Oznámení nejsou uchovávány déle, než je nezbytné a přiměřené, aby byly splněny požadavky stanovené těmito zásadami nebo zákonem. Minimální doba uchování záznamu je 5 let.
Pokud je pro hlášení použita telefonní linka CB Auto dle technických možností:

• Pořídí zvukový záznam konverzace; nebo
• Pořídí písemný záznam o učiněném oznámení

O formě záznamu bude oznamovatel informován na začátku hovoru. Oznamovatel má možnost zkontrolovat, vznést námitky a odsouhlasit zápis.

Pokud osoba požádá o schůzku s příslušnými zaměstnanci pro účely podání oznámení, má CB Auto právo, se souhlasem oznamovatele, dokumentovat schůzku:

• provedením záznamu konverzace; nebo
• prostřednictvím zápisů ze schůzky.

O formě záznamu bude oznamovatel informován na začátku schůzky. Oznamovatel má možnost zkontrolovat, vznést námitky a odsouhlasit zápis ze schůzky podpisem.

3.6 Příslušná osoba

V rámci CB Auto je příslušnou osobou Bc. Veronika Tučková, respektive oddělení marketingu.

Příslušná osoba a/nebo zástupci tohoto útvaru se mohou obracet na oznamovatele za účelem získávání doplňujících informací k šetřenému případu. Během vyšetřování je nutné za všech okolností respektovat práva oznamovatelů upravená v tomto pokynu, zejména uchovat v tajnosti identitu oznamovatele.

Podrobnosti, popřípadě další práva a povinnosti jsou vyplývají ze zákona č. č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů.